Büroverpflegung

Das richtige Konzept

Welches Konzept zur Mittagspause am besten passt, hängt von der Anzahl der Mitarbeiter, der Lage des Standorts und dem Budget ab. Auch die Vorlieben bzw. Gewohnheiten in der Firma spielen eine Rolle.

Dabei ist eine Kantine nicht immer die erste Wahl. Zumal es unter 150-200 Essern pro Tag schwer ist, diese wirtschaftlich sinnvoll zu betreiben. Zum Glück gibt es aktuell (2021) exzellente Alternativen. Zum Beispiel machen spezielle Lieferdienst gute Büroverpflegung zunehmend flexibler und preiswerter. Sie bieten bereits ab 10 Mitarbeitern gutes Essen zu niedrigen Preisen an.

Das Angebot

1) Geschmack

Die Mahlzeiten sollte den Mitarbeitern sehr gut schmecken. Wenn die Speisen in dieser Hinsicht nicht überzeugen, ist keinem geholfen. Da bringt es auch nichts, wenn das Angebot günstig ist. Essen ist im wahrsten Sinne des Wortes Geschmacksache. Natürlich ist es schwer, es jedem stets zu 100% recht zu machen. Doch davon solltest Du Dich nicht abschrecken lassen. Ob das Essen zusagt, lässt sich bei einem Testessen durchaus rausfinden.

2) Auswahl

Das Angebot sollte vielfältig sein. Der eine isst mittags gerne leichte Kost. Der andere mag lieber ein deftigeres Rezept. Wenn es z.B. nur Salate oder nur deftige Kost gibt, fühlt sich immer jemand nicht abgeholt. Wichtig ist ein Angebot mit warmen, vollwertigen Mahlzeiten mit und ohne Fleisch. Zudem sollte es kalte Gerichte geben, wie frische Salate und Bowls. Auch Suppen sind sehr beliebt.

3)Abwechslung der Büroverpflegung

Die richtige Büroverpflegung fördert eine Ernährung mit viel Abwechslung. Dazu sollten die angebotenen Gerichte oft wechseln, am besten täglich. Sonst wird es schnell monoton. Das führt in der Regel zu Unzufriedenheit. Außerdem braucht der Körper im Alltag viele verschiedene Nährstoffe. Einseitige Ernährung kann auf Dauer ungesund sein.

4) Frische der Büroverpflegung

Die Frische ist ebenfalls ein Aspekt. Bei einigen Menschen wecken z.B. Gerichte aus der Mikrowelle kein gutes Gefühl. Frisch gekochtes Essen mit guten Zutaten ist tendenziell die beste Wahl. Das zeigen: Man ist bereit, das Wohl der Arbeitnehmer aktiv zu fördern. Auch wenn es ein bisschen mehr kostet als ein fertiges Gericht aus dem Kühlschrank bzw. der Kühltruhe.

5) Gesundheit

Das Bewusstsein für Gesundheit steht immer mehr im Fokus der Arbeitswelt. Die Büroverpflegung spielt dabei eine wichtige Rolle. Sie soll es dem Arbeitnehmer leicht machen, sich im Büro gut zu ernähren, statt sich etwas beim Bäcker oder Imbiss um die Ecke zu holen. Am besten wird mit viel Gemüse, guten Fetten und Proteinen ein gesundes Mittagsgericht gekocht. Das Essen mit Kollegen fördert auch die mentale Gesundheit. Es stärkt das Gefühl der Gemeinschaft, den Austausch und die Regeneration im Alltag.

Was bei der Büroverpflegung außerdem wichtig ist

6) Kosten bzw. Preise der Büroverpflegung

Die Kosten hängen stark vom Konzept und vom Anbieter ab. Lieferdienste verursachen zum Beispiel weniger laufende Kosten als gemietete Kühlschränke und Kantinen. Ebenso ist entscheidend, in welcher Höhe der Arbeitgeber die Kosten übernimmt bzw. einen Zuschuss leistet. Optimal ist es, wenn das Essen für die Belegschaft lecker, frisch, ansprechend und zugleich preiswert ist.

7) Essenszuschuss

Eine einfache Abrechnung gehört ebenfalls dazu. Es ist es möglich, einen Teil der Zuschüsse für die Büroverpflegung steuerfrei zu gestalten. Daher lohnt es sich, auf Themen zu achten wie Steuer, Abgaben und Sachbezugswert bzw. Sachbezug. Lasse Dich zum Essenszuschuss ruhig bei dem Vergleichen der Preise beraten. Die Anbieter kennen sich aus und helfen gerne. 

8) Hygiene

Eine EU-Zulassung des Anbieters stellt sicher, dass die Büroverpflegung strengen Kontrollen unterliegt. Um die Zulassung zu erhalten, müssen viele Vorschriften eingehalten werden. Unter anderem muss ein System zur Kontrolle aller Gefahren und Risiken bei der Herstellung und dem Transport nachgewiesen werden. Des Weiteren geht die Zulassung mit Prüfungen durch offizielle Behörden einher.

9) Freundlichkeit des Personals

Bei der Büroverpflegung entsteht häufiger Kontakt mit dem Anbieter. Ein freundlicher Umgang weckt ein positives Gefühl. Niemand sollte sich in der Pause über unfreundliche Lieferfahrer oder die Angestellten in der Kantine ärgern müssen.

10) Das Einholen von Feedback zur Büroverpflegung

Es sollte regelmäßig Feedback zur Büroverpflegung eingeholt werden. Am besten vom Anbieter selbst. Wenn Gerichte den Mitarbeitern nicht gefallen, sollte er das merken. Auch wenn einmal etwas schief läuft, sollte die Information leicht zu übermitteln sein. Gute Anbieter haben hierzu in der Regel passende Lösungen für sich entwickelt. Frage vorab gerne beim Anbieter nach, wie er mit dem Thema Feedback umgeht.

11) Professionalität

Beim Besuch in einem kleinen Restaurant kann es charmant sein, wenn alles etwas improvisiert wirkt. Das ist bei der Büroverpflegung und beim Catering anders. Du solltest Dich auf den Anbieter verlassen können. Überraschungen sind hier fehl am Platz. Außerdem sollte der Umgang mit Geschäftskunden nicht neu für ihn sein.

12) Der eigene Aufwand

Je nach Art der Büroverpflegung fällt zusätzlicher Aufwand für Deine Firma an. Beim normalen Catering muss die Bestellungen z.B. für alle Mitarbeiter gebündelt werden. Dann muss vorab immer jemand eine Abfrage starten. Einige Anbieter für Büroverpflegung brauchen zudem viel Platz. Oder wollen Kühlschränke oder Mikrowellen im Büro aufstellen. Diese Geräte müssen darüber hinaus gesäubert werden. Zusätzlich müssen sie einmalig angeschafft bzw. monatlich in Form einer Miete bezahlt werden.

13) Akzeptanz

Achte bei der Büroverpflegung vor allem auf Die Bedürfnisse Deiner Firma. Geht es um frisches Mittagessen? Oder eher um Snacks und Gerichte aus der Mikrowelle für Pausen zwischendurch? Soll es viele gesunde Gerichte geben, oder primär Hausmannskost? Sollen die Mitarbeiter einen Teil der Kosten vom Gehalt zahlen? Wie hoch ist der steuerfreie Zuschuss?

Vergleiche die für Euch relevanten Anbieter und stelle sicher, dass die Verpflegung gut zu Deiner Unternehmenskultur passt. Dabei ist ganz besonders wichtig, dass die Büroverpflegung gut angenommen wird. Nur so hat sie den gewünschten Effekt, trägt zur Motivation bei und wird zu einem der beliebtesten Benefits für Deine Mitarbeiter.

Es freut uns, wenn Dir unsere Tipps zur Verpflegung geholfen haben. Übrigens wird die Büroverpflegung häufig unter den etwas allgemeineren Begriffen Betriebsverpflegung oder Mitarbeiterverpflegung zusammengefasst. Weitere Infos zu den Themen Kantine, Steuer, Sachbezugswert bzw. Sachbezug, Employer Benefits und Mittagessen am Arbeitsplatz findest Du in unserem Blog.