Was ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber?

Beim Essenszuschuss des Arbeitgebers handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, den Unternehmen Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt bieten können. Dies kann in Form von Papiergutscheinen, digitalen Essensmarken oder als Zuschuss zur Kantinenverpflegung erfolgen. Der Essenszuschuss gehört zu den effizientesten steuerbegünstigten Benefits: Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, kann die Mitarbeiterverpflegung bei korrekter Gestaltung von Steuern befreit und für Arbeitgeber sozialabgabenfrei sein. In Kombination mit modernen Verpflegungslösungen wie mealmates lässt sich der Essenszuschuss für Mitarbeitende mit geringem Aufwand in die internen Strukturen integrieren.

Warum sich der Essenszuschuss für Arbeitgeber und Arbeitnehmer lohnt

Der Essenszuschuss vom Arbeitgeber bringt klare Vorteile auf beiden Seiten:

• Für Unternehmen: deutlich geringere Lohnnebenkosten im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung, gesteigerte Motivation der Mitarbeitenden, Stärkung des Employer Brandings.
• Für Arbeitnehmende: finanzielle Entlastung, vor allem bei regelmäßigem Mittagessen im Büroalltag.

Besonders wenn ein abwechslungsreiches, vollwertiges Mittagsmenü – wie es mit den Gerichten von mealmates möglich ist – bezuschusst wird, profitiert nicht nur das Portemonnaie, sondern auch das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Arbeitsalltag.

Jetzt starten!

Rechtliche Grundlagen und steuerliche Behandlung

Die Grundlage für den steuerlich begünstigten Essenszuschuss bildet der sogenannte amtliche Sachbezugswert. Dieser wird jährlich vom zuständigen Ministerium festgelegt und basiert auf der Sozialversicherungsentgeltverordnung.

Für das Jahr 2025 gelten folgende Werte gemäß der 15. Änderungsverordnung:

• 4,40 Euro für ein arbeitstägliches Mittag- oder Abendessen

• 2,30 Euro für ein Frühstück

Diese Werte gelten nur für Mahlzeiten mit einem Gesamtwert von unter 60 Euro.

Wie hoch darf der Essenszuschuss sein?

Viele Arbeitgeber fragen sich bei der Gestaltung eines Essenszuschusses:
Wie hoch darf der Zuschuss ausfallen, damit er steuer- und abgabenfrei bleibt?

Im Jahr 2025 können Unternehmen den amtlichen Sachbezugswert um bis zu 3,10 Euro pro Mahlzeit ergänzen. Daraus ergibt sich ein maximal möglicher Essenszuschuss von:

4,40 Euro (Sachbezugswert in 2025) + 3,10  Euro (steuerfreie Aufstockung) = bis zu 7,50 Euro pro Mahlzeit (Wert für 2025)

Damit der Zuschuss steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt, müssen Mitarbeitende einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts selbst tragen. Das bedeutet: Mitarbeitende müssen im Jahr 2025 mindestens 4,40 Euro pro Mittagessen aus eigener Tasche zahlen, damit der Zuschuss frei von Abgaben bleibt.

Der Essenszuschuss bleibt nur dann steuerfrei, wenn er aus zwei Komponenten besteht:
 dem Zuschuss des Arbeitgebers und dem Eigenanteil der Mitarbeitenden.

Wichtig ist außerdem:

• Die Mahlzeit muss an einem tatsächlichen Arbeitstag konsumiert werden.

• Es muss eine ordnungsgemäße Dokumentation der gewährten Zuschüsse erfolgen.
  

Wenn Sie für die Verpflegung Ihrer Mitarbeitenden mit mealmates arbeiten, erhalten Sie diese Dokumentation automatisch, lückenlos und rechtskonform – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Besonderheiten steuerfreier Essenszuschüsse des Arbeitgebers

Was passiert, wenn der Arbeitgeber das Mittagessen komplett zahlt?

Natürlich können Arbeitgeber die Verpflegungskosten auch ganz übernehmen und ihre Mitarbeitenden zum Mittagessen einladen. Mitarbeitende leisten dann nicht den für die Abgabenfreiheit erforderlichen Eigenanteil (siehe rechtliche Grundlagen und steuerliche Behandlung). Aus Sicht des Gesetzgebers entsteht ein sogenannter geldwerter Vorteil – ähnlich wie bei der Bereitstellung eines Dienstwagens. Mitarbeitende erhalten nicht direkt mehr Geld, aber eine relevante Zuwendung, die zu versteuern ist. Unternehmen haben dafür zwei Möglichkeiten:

1. Versteuerung über den Bruttolohn: Der Sachbezugswert wird dem regulären Bruttolohn der Mitarbeitenden hinzugerechnet.

2. Pauschalversteuerung mit 25 %: Alternativ kann der Arbeitgeber den Sachbezugswert pauschal mit 25 % versteuern. Diese Variante erlaubt der Gesetzgeber, um den Verwaltungsaufwand der Einzelversteuerung zu vermeiden.

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Pauschalversteuerung – sie ist in der Praxis einfach umzusetzen und in den meisten Fällen kostengünstiger.

Was passiert, wenn Mitarbeiter weniger als den amtlichen Sachbezugswert selbst zahlen?

Beteiligen sich Mitarbeitende an den Kosten, verringert sich der geldwerte Vorteil entsprechend. Beispiel: Zahlen Mitarbeitende in 2025 pro Mittagessen 3,00 Euro selbst, bleibt nur noch ein geldwerter Vorteil von 1,40 Euro (4,40 Euro – 3,00 Euro = 1,40 Euro). Diesen Restbetrag kann der Arbeitgeber entweder dem Bruttolohn hinzuzurechnen oder pauschal mit 25 % versteuern.

Essenszuschuss durch Arbeitgeber: Beispielrechnungen

Wie kann der Essenszuschuss vom Arbeitgeber in der Praxis umgesetzt werden?

Der Essenszuschuss kann auf unterschiedliche Weise gewährt werden:

• Essensmarken in Papierform: klassisch, aber administrativ aufwändig.    
• Digitale Essensgutscheine: flexibel, mobil und gut dokumentierbar.
• Kantinenzuschuss: vor allem für Unternehmen mit eigener Gastronomie.
• Business Catering mit mealmates: ideal für Firmen ohne Kantine. mealmates liefert täglich frische Mahlzeiten und ermöglicht eine einfache, digitale Abrechnung des Essenszuschusses.

Das moderne Business Catering von mealmates ermöglicht Unternehmen eine hochwertige Mitarbeiterverpflegung zu fairen Preisen – die Abwicklung der Bezuschussung ist dank der eigens für Ihr Unternehmen bereitgestellten Bestellplattform ganz unkompliziert.

Fazit: Ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber zahlt sich aus

Der Essenszuschuss vom Arbeitgeber ist ein einfaches – aber sehr wirkungsvolles – Instrument, um Mitarbeitende zu unterstützen und gleichzeitig Steuervorteile zu nutzen. Erreduziert alltägliche Kosten für Angestellte und motiviert das Team. Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung entlastet er die Lohnnebenkosten.

Mit mealmates können Sie den Essenszuschuss für Mitarbeitende digital, effizient und rechtskonform umsetzen. Jetzt informieren und den Essenszuschuss vom Arbeitgeber clever einsetzen!

FAQ: Essenszuschuss vom Arbeitgeber

Welche Voraussetzungen gelten für den steuerfreien Essenszuschuss vom Arbeitgeber?

Damit der Essenszuschuss vom Arbeitgeber steuerlich anerkannt wird, müssen einige Bedingungen erfüllt sein:

• Der Zuschuss darf nur einmal pro Arbeitstag gewährt werden.
• Vorratskäufe – also das Ansammeln von Zuschüssen über mehrere Tage – sind nicht erlaubt.
• Es muss sich um Mittagessen zum unmittelbaren Verzehr im Arbeitskontext handeln. Nicht möglich sind z.B. Lebensmitteleinkäufe zur privaten Nutzung.    

Darüber hinaus ist eine nachvollziehbare Dokumentation erforderlich, die belegt, dass tatsächlich eine Mahlzeit erworben wurde. mealmates als moderner Business Catering Service bietet hier den Vorteil einer lückenlosen, automatisierten Erfassung mithilfe unserer Bestellplattform.

Gibt es Sonderregelungen bei Dienstreisen, Homeoffice oder Teilzeit?

Ja, in bestimmten Fällen gelten abweichende Regelungen. Bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten greifen sogenannte Verpflegungspauschalen, die nicht mit dem Essenszuschuss vom Arbeitgeber kombinierbar sind.

Im Homeoffice dagegen darf der Zuschuss weiterhin gewährt werden – auch hier muss dokumentiert werden, dass tatsächlich eine Mahlzeit erworben wurde. Teilzeitbeschäftigte können ebenfalls vom Essenszuschuss durch den Arbeitgeber profitieren, solange die steuerlichen Voraussetzungen eingehalten werden.

Wie funktioniert der Essenszuschuss vom Arbeitgeber mit mealmates?

mealmates stellt eine digitale, benutzerfreundliche Lösung zur Umsetzung des Zuschusses bereit. Im Rahmen der Registrierung Ihrer Firma wird die Höhe der Bezuschussung festgelegt. Wenn die Mitarbeitenden über die Bestellplattform ihr Mittagessen auswählen, werden der Essenszuschuss des Arbeitgebers und der Eigenanteil automatisch erfasst.

Verwandte Inhalte