Sachbezugswert 2021

Sachbezugswert für Mittagessen steigt in 2021 auf €3,47

Ab dem 1. Januar 2021 gelten neue Sachbezugswerte für die Verpflegung am Arbeitsplatz. Wir erklären, was es damit auf sich hat.

Ein Kalender für das Jahr 2021 mit der Überschrift: Neues Jahr, neuer Sachbezugswert

Sachbezugswerte? Was ist das?

Sachbezüge sind unentgeltliche Vorteile für Mitarbeiter. Also Leistungen des Arbeitgebers, die in einer anderen Form kommen als in Geld. Deshalb wird in diesen Zusammenhängen oft von einem „geldwerten Vorteil“ gesprochen. Das Mittagessen im Büro ist ein gutes Beispiel.

Der Sachbezugswert gibt dabei an, welcher Betrag versteuert werden muss, wenn Arbeitnehmer freies Mittagessen am Arbeitsplatz erhalten. Zudem beeinflusst er, in welcher Höhe Firmen einen Zuschuss zum Mittagessen ihrer Mitarbeiter leisten dürfen, ohne darauf Steuern zahlen zu müssen.

Denn Zuschüsse für Mittagessen lassen sich so umsetzen, dass sie ohne Abzüge beim Mitarbeiter ankommen. Beim normalen Gehalt ist das bekanntlich anders. Diesen Anreiz schafft der Gesetzgeber aus gutem Grund. Das Essen fördert unmittelbar die Gesundheit und das Wohl der Arbeitnehmer.

Wie hoch ist der Sachbezugswert für Mittagessen?

Ab 2021 beträgt er €3,47. Der Wert wird jährlich an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Dass es Ende 2020 zu einer Änderung kommt, ist also nicht überraschend.

Wie hängen die Sachbezugswerte mit dem Essenszuschuss zusammen?

Zuschüsse sind in jeder Höhe möglich. Will eine Firma das Mittagessen der Mitarbeiter z.B. täglich in Höhe von €15 erstatten, kann sie das ohne Probleme tun. Jedoch lohnt sich das genaue Hingucken, wenn der Essenszuschuss frei von Steuern und Abgaben bleiben soll. Denn dafür gilt es einige Dinge zu beachten:

  1. Mitarbeiter müssen für den Zuschuss arbeitstäglich Mahlzeiten erwerben. Das setzt voraus, dass sie an diesem Tag auch tatsächlich arbeiten und ein Essen kaufen. Ist z.B. jemand krank, im Urlaub oder bringt sich Essen von Zuhause mit, ist kein Zuschuss möglich.
  2. Nur ein Zuschuss pro Mitarbeiter pro Arbeitstag ist erlaubt. Das heißt also, wer Montag keinen Zuschuss beansprucht hat, kann nicht Dienstag zwei abrufen. Auch lässt sich der Zuschuss nicht auf einen Kollegen übertragen, wenn man selbst nicht da ist.
  3. Darüber hinaus darf der Zuschuss den Wert der Mahlzeiten nicht übersteigen.
  4. Die Mahlzeiten müssen zum direkten Verzehr geeignet sein, bzw. für den Verzehr während der Pause bestimmt sein. Anders gesagt, es geht um vollwertiges Essen bei der Arbeit – nicht um private Einkäufe von Lebensmitteln.
  5. Außerdem dürfen Zuschüsse die Sachbezugswerte der Mahlzeit um nicht mehr als €3,10 überschreiten. Der maximale Zuschuss, der ohne Abgaben möglich ist, steigt oder fällt somit mit dem Sachbezugswert. Was das bedeutet, erklären wir im nächsten Abschnitt.

Wie hoch darf der Zuschuss sein, wenn er ohne Abgaben bleiben soll?

Aus dem vorangegangenen Punkt 5 ergibt sich in 2021 ein maximaler Zuschuss ohne Abgaben von €6,57 (€3,10 + €3,47) pro Mittagessen.

Wie die Sachbezugswerte sind auch die Beträge, mit denen Firmen das Mittagessen ihrer Mitarbeiter abgabenfrei bezuschussen dürfen, in den letzten Jahren nominal gestiegen. In 2020 und 2019 lagen die Werte jeweils bei €6,50 (€3,10 + €3,40) und €6,40 (€3,10 + €3,30).

Begrenzung für den Zuschuss ohne Abgaben (2009-2021)

Grafik mit der Kombination aus Sachbezugswert + €3,1 pro Jahr von 2009 bis 2021 als Obergrenze für den Zuschuss ohne Abgaben

Ist der Zuschuss höher, ist die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert ausgeschlossen. Der gesamte Betrag muss dann als normaler Arbeitslohn inkl. Steuern und Abgaben abgerechnet werden. Auch die pauschale Besteuerung mit 25% ist nicht anwendbar (dazu wieder mehr im nächsten Abschnitt).

Wann fallen Steuern an? Wann nicht?

Szenario 1: Mitarbeiter erhalten Mittagessen kostenlos

Anzusetzen ist hier der vorgegebene Wert für den Sachbezug, also €3,47 pro Mahlzeit in 2021. Dies ist der geldwerte Vorteil, den Firmen in diesem Szenario entweder a) dem steuer- und sozialversicherungspflichtigen Bruttolohn der Beschäftigten monatlich hinzurechnen oder b) pauschal mit 25% versteuern können (sprich €0,87 pro Gericht). Letzteres ermöglicht der Gesetzgeber als Alternative zur aufwendigeren Individualversteuerung. Viele Firmen bevorzugen diese Variante. Sie vereinfacht die Integration der Zuschüsse in die Buchhaltung bzw. Lohnabrechnung.

Szenario 2: Mitarbeiter zahlen einen Teil selbst, aber weniger als den Sachbezugswert

Übernehmen Mitarbeiter einen Teil der Kosten selbst, reduziert sich ihr geldwerter Vorteil. Zahlen Arbeitnehmer z.B. stets €2,00 pro Mittagessen selbst, beträgt der geldwerte Vorteil nur noch €1,47 (€3,47 – €2,00). Statt €3,47 sind es folglich €1,47 pro Mahlzeit, die die Firma pauschal mit 25% versteuert oder monatlich auf den Bruttolohn aufschlägt.

Szenario 3: Mitarbeiter zahlen den Sachbezugswert oder mehr

Zahlen Arbeitnehmer in 2021 mindestens €3,47 ihres Mittagessens selbst, entsteht kein geldwerter Vorteil. Firmen können so einen Zuschuss leisten, ohne darauf Steuern oder Abgaben zahlen zu müssen. Der Zuschuss kommt zu 100% bei den Beschäftigten an.

Kurzum, Firmen können das Mittagessen komplett abgabenfrei bis zu €6,57 pro Mahlzeit bezuschussen, wenn Mitarbeiter mindestens den amtlichen Sachbezugswert selbst hinzu zahlen, sprich €3,47 in 2021. Aus unserer Erfahrung entscheiden sich viele Firmen für entweder die vollständige Übernahme der Verpflegungskosten (Szenario 1) oder für die Variante, in der Arbeitnehmer den für den Sachbezug amtlich festgelegten Wert selbst zahlen und der Arbeitgeber den Rest übernimmt (Szenario 3).

Unser Fazit

Es kann sich für Firmen lohnen, in der Ausgestaltung der Vorteile für Mitarbeiter Steuern zu sparen. Das trifft auch auf das Essen im Büro zu. Im Vordergrund stehen sollte jedoch das Wohl der Mitarbeiter. Dass das Essen aus Sicht der Mitarbeiter a) erschwinglich ist, b) lecker schmeckt und c) zeitgemäß ist und guttut ist letztlich wichtiger als das reine Sparen bei den Steuern und Abgaben.

Es gibt verschiedene Sachbezüge bzw. Sachwerte, die Firmen Ihren Mitarbeitern anbieten können. Sogar für die Unterstützung des Arbeitgebers bei der Unterkunft der Mitarbeiter gibt es entsprechende Vorgaben. Wir beschränken uns hier auf die Bewertung von Mittagessen. Eine Änderung der Sachbezugswerte gibt es mit Ablauf des Jahres 2020 auch für andere Arten der Verpflegung. Firmen, die ihren Angestellten Frühstück, Abendessen oder einen sonstigen Sachbezug anbieten, sollten sich gesondert informieren, welche Werte anzusetzen sind.

Grundsätzlich ist es für Firmen und Personaler empfehlenswert, sich in Sachen Sachbezüge bzw. Sachbezugswerte, Steuern und Sozialversicherung schlau zu machen. Von der Unterkunft über den Dienstwagen bis hin zur Verpflegung mit Frühstück, Mittag- und Abendessen gibt es viele Gestaltungsmöglichkeiten.

Weitere Inhalte zum Thema Verpflegung und Mittagessen am Arbeitsplatz finden Sie in unserem Blog. Eine Info von behördlicher Seite finden Sie online beim Bundesministerium der Finanzen und in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV). Eine zusätzliche Quelle ist lohn-info.de. Informationen zu Pauschalen bei Dienstreisen sind im Einkommenssteuergesetz (EStG) adressiert.

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